Zaznacz stronę

Wystawianie faktur online stało się standardem w wielu firmach, zarówno tych prowadzących sprzedaż stacjonarną, jak i działających wyłącznie w internecie. Elektroniczne fakturowanie przynosi liczne korzyści, takie jak szybkość, oszczędność kosztów i łatwa archiwizacja dokumentów. Aby jednak cały proces przebiegał bez zakłóceń i zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów. Narzędzia, takie jak Saldeo Pulpit, mogą znacząco ułatwić zarządzanie fakturami, ale nawet przy ich wykorzystaniu warto pamiętać o kilku zasadach.


Zgodność z przepisami prawa podatkowego

Podstawową kwestią przy wystawianiu faktur online jest ich zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Faktura musi zawierać określone elementy, aby została uznana za dokument księgowy. Należą do nich:

  • data wystawienia faktury,
  • numer faktury w ciągłej numeracji,
  • dane sprzedawcy i nabywcy, w tym numery NIP,
  • szczegółowy opis towarów lub usług,
  • kwoty netto, stawki VAT oraz kwoty brutto,
  • termin płatności (jeśli jest wymagany).

Korzystanie z oprogramowania do fakturowania, takiego jak Saldeo Pulpit, może pomóc w automatycznym generowaniu dokumentów zgodnych z obowiązującymi regulacjami, eliminując ryzyko pominięcia kluczowych elementów.


Zachowanie ciągłości numeracji faktur

Numeracja faktur powinna być spójna i ciągła, co oznacza, że każdy dokument musi mieć unikalny numer, który wpisuje się w przyjęty schemat. W przypadku ręcznego wystawiania faktur łatwo o pomyłkę, dlatego warto korzystać z narzędzi, które automatyzują ten proces. Saldeo Pulpit umożliwia generowanie numeracji zgodnie z określonymi zasadami, co pozwala uniknąć dublowania numerów czy pominięcia kolejnych.

Dobrą praktyką jest wybór systemu numeracji, który uwzględnia rok wystawienia, np. „FV/2024/001”. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dokumentacją w dłuższym okresie czasu.


Weryfikacja poprawności danych na fakturze

Przy wystawianiu faktur online kluczowe jest dokładne sprawdzenie wprowadzanych danych. Błędy w nazwach kontrahentów, numerach NIP czy kwotach mogą prowadzić do problemów z rozliczeniami podatkowymi lub konieczności wystawiania faktur korygujących. Systemy takie jak Saldeo Pulpit oferują funkcję automatycznego uzupełniania danych kontrahenta na podstawie numeru NIP, co pozwala na zaoszczędzenie czasu i minimalizuje ryzyko błędów.

Warto również pamiętać o bieżącym aktualizowaniu bazy danych kontrahentów, aby mieć pewność, że wszystkie informacje są zgodne z rzeczywistością.


Przechowywanie i archiwizacja faktur online

Zgodnie z przepisami podatkowymi, faktury muszą być przechowywane przez określony czas (najczęściej 5 lat) w sposób umożliwiający łatwy dostęp do nich w razie kontroli. Faktury online można przechowywać w formie elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwia wyszukiwanie dokumentów.

Saldeo Pulpit oferuje funkcję archiwizacji faktur w chmurze, co gwarantuje ich bezpieczeństwo oraz szybki dostęp z dowolnego miejsca. Ważne jest jednak, aby narzędzie zapewniało odpowiedni poziom ochrony danych, w tym szyfrowanie oraz regularne tworzenie kopii zapasowych.


Terminowe wystawianie faktur

Faktury powinny być wystawiane zgodnie z terminami określonymi w przepisach podatkowych. W większości przypadków należy je wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towarów. Opóźnienia w wystawianiu faktur mogą skutkować problemami z rozliczeniami oraz utratą płynności finansowej.

Korzystanie z systemów do fakturowania, takich jak Saldeo Pulpit, umożliwia ustawienie przypomnień o terminach wystawiania faktur, co pomaga uniknąć takich sytuacji.


Uwzględnienie specyficznych wymagań kontrahentów

Niektóre firmy mogą mieć specyficzne wymagania dotyczące faktur, takie jak dodanie dodatkowych informacji (np. numer zamówienia) czy przesyłanie dokumentów w określonym formacie (np. PDF, XML). Przy wystawianiu faktur online warto uwzględnić te oczekiwania, aby uniknąć nieporozumień i przyspieszyć proces płatności.

Saldeo Pulpit umożliwia generowanie faktur w różnych formatach, co pozwala dostosować dokumenty do potrzeb kontrahentów i ułatwia ich przesyłanie drogą elektroniczną.


Weryfikacja zgodności z przepisami dotyczącymi e-faktur

Wystawianie faktur online wymaga zgodności z przepisami dotyczącymi e-faktur, które określają, w jaki sposób dokumenty elektroniczne powinny być tworzone, przechowywane i przesyłane. Przykładem takich wymogów jest konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, które potwierdzają autentyczność faktury.

Systemy takie jak Saldeo Pulpit wspierają generowanie e-faktur zgodnych z przepisami, co pozwala uniknąć potencjalnych problemów prawnych i podatkowych.


Monitorowanie statusu płatności

Wystawienie faktury to tylko pierwszy krok – równie ważne jest monitorowanie statusu płatności. Systemy do fakturowania online często oferują funkcję śledzenia terminów płatności oraz wysyłania przypomnień do kontrahentów. Takie rozwiązanie pozwala utrzymać płynność finansową i uniknąć opóźnień w rozliczeniach.

Saldeo Pulpit umożliwia integrację z systemami bankowymi, co pozwala na automatyczne śledzenie wpływów i przypisywanie ich do odpowiednich faktur.


Dlaczego warto korzystać z Saldeo Pulpit przy wystawianiu faktur online?

Saldeo Pulpit to narzędzie, które upraszcza cały proces fakturowania, od wystawienia dokumentu, przez jego archiwizację, aż po monitorowanie płatności. Dzięki zaawansowanym funkcjom automatyzacji i integracji z systemami księgowymi, narzędzie to pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Dla firm, które chcą zautomatyzować swoje procesy księgowe i zapewnić zgodność z przepisami, Saldeo Pulpit jest niezastąpionym wsparciem.